CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Article 1 – Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente constituent, conformément à l'article L 441-1 du Code du Commerce, le socle unique de la relation commerciale entre les parties.

Elles ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles VIP UNLIMITED (ci-après le « Prestataire»),

agence de communication événementielle, fournit au(x) Client(s) professionnel(s) (ci-après le(s)« Client(s) ») qui lui en font la demande, des prestations ayant pour objet la conception, l’organisation et la réalisation d’évènements (ci-après les « Prestations » et l’« Événement »).

Elles s'appliquent, sans restriction ni réserve, à toutes les Prestations réalisées par le Prestataire auprès de ses Clients quelles que soit les clauses pouvant figurer sur les documents du Client, et notamment ses conditions générales d'achat. Conformément à la réglementation en vigueur, ces Conditions Générales de Vente sont communiquées à tout Client qui en fait la demande pour lui permettre de passer commande auprès du Prestataire. Toute commande de Prestations de services implique, de la part du Client, l'acceptation des présentes Conditions Générales de Vente. Le Prestataire se réserve le droit de déroger à certaines clauses des présentes Conditions Générales de Vente, en fonction des négociations menées avec le Client, par l'établissement de Conditions de Vente Particulières.

Article 2 – Commande du client

2-1. Le Client qui souhaite avoir recours aux Services du Prestataire en fera la demande, par tous moyens de son choix. En suite de la Demande du Client, le Prestataire établira un devis. Le Devis comprend les Prestations à délivrer, le lieu et la date de la délivrance de la prestation, le budget détaillé de L’Événement, incluant les honoraires du Prestataire au titre de la conception, organisation et réalisation de l’Evènement ainsi que les conditions de paiement.

La durée de validité est précisée dans le devis.

Le devis signé par le client vaut commande ci-après « la commande » qui ne sera toutefois prise en compte qu’au paiement de l’acompte tel que visé à l’article 4-1 ci-dessous.

2-2. Le Client s’engage à communiquer au Prestataire toutes informations complètes et exactes, et plus généralement, à l’informer de tout fait significatif pour permettre au Prestataire la bonne réalisation des Prestations.

Les éventuelles modifications de la Commande souhaitées par le Client ne seront prises en compte, dans la limite des possibilités du Prestataire, que si elles sont notifiées par écrit. Le cas échéant, elles donneront lieu à l’établissement d’un nouveau devis et à un ajustement du prix.

En cas de demandes particulières du Client, dûment acceptées par écrit par le Prestataire, les coûts y afférents feront l'objet d'une facturation spécifique complémentaire, sur devis préalablement accepté par le Client. Le Prestataire se réservera la possibilité de refuser toute demande de prestation particulière qu’il ne pourrait être en mesure de réaliser, soit compte tenu de la nature de ces prestations soit compte tenu du délai lui étant imparti pour les réaliser.

2-3. En cas d’annulation, même partielle, de la commande par le Client, pour quelque raison que ce soit hors cas de force majeure l’acompte versé tel que défini dans l’article 4, restera acquis au Prestataire et ne pourra donner lieu à un remboursement.

Le Client sera également tenu de régler les pénalités suivantes :

L’annulation à plus de 60 jours avant l’évènement : 50 % du montant total de la prestation restera dû ».

L’annulation entre 60 et 30 jours avant l’évènement : 75 % du montant total restera dû ».

L’annulation à moins de 30 jours avant l’évènement : 100 % du montant total sera exigible.

Toute demande de report de la date de l’évènement sera considérée comme une annulation et entrainera l’application des pénalités ci-dessus. Toutefois, si le report est possible en fonction des disponibilités du Prestataire et de ses sous-traitants, celui-ci fera ses meilleurs efforts pour négocier avec les prestataires concernés afin de réduire les frais supplémentaires.

Toute prestation interrompue, abrégée ou non consommée du fait du Client, quelle qu’en soit la cause, ne donnera droit à aucun remboursement.

En cas d’annulation par le Client, celui-ci s’engage également à rembourser au Prestataire l’ensemble des frais engagés auprès des sous-traitants et prestataires tiers pour la réalisation de l’évènement.

Le Prix de l’Evénement ou de la Prestation ne peut en aucun cas être remboursé en cas de défaut de présentation aux heures et lieux mentionnés dans le programme ou encore, en cas de non-présentation par le Client des documents de voyage (passeport, visas.), rendant impossible son départ à la date et/ou heure prévue.

2-4. En cas d’annulation, hors cas de force majeure, par le Prestataire, de la Commande, les Parties se rapprocheront dans le but de rechercher soit un accord amiable ayant pour objet l'acceptation par le Client d'un Evénement ou de Prestations de substitution proposés par le Prestataire, soit l’annulation de L’Événement moyennant le remboursement intégral des sommes déjà versées par le Client.

Article 3 – Tarifs

3-1. Les Prestations sont fournies aux tarifs du Prestataire en vigueur au jour de la passation de la Commande, selon le devis préalablement établi par le Prestataire et accepté par le Client, comme indiqué à l'article 2 “Commandes” ci-dessus. Les tarifs s’entendent nets et Hors Taxes. Une facture est établie par le Prestataire et remise au Client lors de chaque fourniture de Prestations.

3-2. Le Prestataire est libre de modifier les prix de ses Prestations de services à sa seule initiative, notamment et sans que cette liste ne soit limitative, en raison d’éléments extérieurs non prévisibles tels que l’évolution générale des prix. Les nouvelles conditions tarifaires seront applicables à toute Commande postérieure à la publication des nouveaux tarifs. En cas de hausse des prix postérieure à la Commande, le Prestataire s'engage à appliquer les tarifs en vigueur au jour de la passation de la Commande.

Article 4 - Conditions de règlement

4-1. Modalités de règlement

Un acompte d’au moins 40% du prix total Hors Taxes des Prestations commandées [ci-après le « Prix »] est exigé lors de la passation de la Commande telle que définie à l’article 2 ci-avant.

Un second acompte de 40 % du prix total Hors taxes est dû 10 jours avant l’Evènement ou la Prestation. Le solde du Prix est payable à réception de la facture du Prestataire et au plus tard dans un délai de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.

En cas de date de commande proche de celle de l’Evènement ou de la Prestation, un acompte supérieur à 40 % et pouvant atteindre 90 % HT des Prestations commandées sera exigé lors de la passation de la Commande.

4.1.5 Le Prestataire ne sera pas tenu de procéder à la fourniture des Services commandés par le Client si celui-ci ne lui en paye pas l’acompte susvisé.

4.1.6 Le Prix est acquitté par le client :

4-2. Pénalités de retard

En cas de règlement des sommes dues par le Client après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées par application du taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage seront automatiquement et de plein droit, acquises au Prestataire, sans formalité aucune ni mise en demeure préalable. En cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de recouvrement d’un montant de quarante (40) euros (Art. D 441-5 du Code de commerce) sera également applicable.

En cas de non-respect des conditions de paiement figurant ci-dessus, le Prestataire se réserve en outre le droit d'annuler la fourniture des Prestations commandées par le Client et/ou de suspendre l'exécution de ses Prestations.

4-3. Absence de compensation

Sauf accord exprès, préalable et écrit du Prestataire et à condition que les créances et dettes réciproques soient certaines, liquides et exigibles, aucune compensation ne pourra être valablement effectuée par le Client entre d'éventuelles pénalités pour retard dans la fourniture des Services commandés ou non-conformité à la commande, d'une part, et les sommes par le Client au Prestataire au titre de l'achat desdits Services, d'autre part.

Article 5 – Modalités de fourniture des Prestations

Afin de fournir la Prestation commandée, le Prestataire mettra en œuvre tous les moyens nécessaires et suffisants pour satisfaire le Client. Les Prestations commandées par le Client seront effectuées conformément et dans les délais précisés au Devis accepté par le Client. La responsabilité du Prestataire ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou de suspension de la fourniture des Prestations ou de l’Evènement, imputable au Client ou en cas de force majeure. Pour la fourniture des Prestations, le Prestataire se réserve le droit de travailler avec des prestataires indépendants et des sous-traitants et plus généralement s'adjoindre tous tiers pour exécuter sa mission tout en conservant la direction et la responsabilité de son exécution.

Article 6 – Responsabilité – Garantie – Assurance

6-1. Le Client est seul responsable des renseignements qu’il aura fournis lors de la Commande. Le Prestataire ne peut être tenu responsable d’éventuelles erreurs du Client qui pourraient compromettre la bonne réalisation des Prestations.

Le Client reconnaît assumer la pleine et entière responsabilité des choix réalisés en matière de contenus textuels, iconographiques, figurant dans la réalisation des Prestations livrées par le Prestataire. Nulle responsabilité du Prestataire ne peut en résulter.

Le Client s’engage à souscrire une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle pour toute les activités et obligations découlant de la Prestation commandée.

Le Client devra obtenir toutes les autorisations nécessaires aux Prestations commandées, et souscrire auprès de ses assureurs les éventuelles extensions de garanties.

Le Client est seul responsable de tout dommage matériel et/ou corporel, causé par lui-même, ses préposés et/ou ses invités. Notamment la perte, la casse, la dégradation ou la disparition du matériel mis à sa disposition sont à la charge effective du Client ainsi que les frais de remise en état des locaux Le Client est seul responsable en cas de la disparition de ses effets personnels au cours ou sur les lieux de la Prestation ou de L’Événement.

Le Prestataire ne peut être tenu responsable en cas d’accident et/ou dommage de toute nature, survenus lors de la pratique d’activités, par un ou plusieurs participants, non prévues au programme de L’Événement.

6-2 Le Client s’engage à souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant tout dommage pouvant survenir dans le cadre de L’Événement, notamment en cas de détérioration du matériel, dégâts aux locaux ou préjudices causés à des tiers.

Si L’Événement implique des activités spécifiques (sportives, à risques..), le Client devra souscrire une assurance couvrant les risques et en fournir la preuve au Prestataires sur simple demande.

Le Prestataire souscrit pour sa part une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les fautes éventuelles dans la réalisation de la prestation, mais ne pourra être tenu responsable des dommages causés par le Client, ses invités ou les prestataires tiers intervenant à la demande du client.

6-3. Conformément aux dispositions légales, Le Prestataire garantit au Client, contre tout défaut de conformité des Prestations et tout vice caché, provenant d'un défaut de conception ou de fourniture desdites Prestations à l'exclusion de toute erreur, négligence ou faute du Client.

Le Prestataire a souscrit une police d'assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle pour toutes les Prestations délivrées

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée qu’en cas de faute ou négligence prouvée et est limitée aux préjudices directs à l’exclusion de tout préjudice indirect de quelque nature que ce soit.

En tout état de cause, au cas où la responsabilité du Prestataire serait retenue, la garantie du Prestataire serait limitée au montant HT payé par le Client pour la fourniture de la Prestation.

6-4. La responsabilité du Prestataire ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou d’inexécution de la Prestation imputable au Client, ou en cas de force majeure, tel que définie à l’article 12 ci-après.

Article 7 - Droit de propriété intellectuelle

Le Prestataire reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les créations, études, dessins, modèles, prototypes et modélisations etc., réalisés (même à la demande du Client) en vue de la fourniture des Prestations au Client. Le Client s'interdit donc toute reproduction ou exploitation desdites créations, études, dessins, modèles prototypes et modélisations etc., sans l'autorisation expresse, écrite et préalable du Prestataire qui peut la conditionner à une contrepartie financière.

Article 8 - Données personnelles

Les données personnelles recueillies auprès des Clients font l'objet d'un traitement informatique réalisé par le Prestataire. Elles sont enregistrées dans son fichier Clients et sont indispensables au traitement de sa commande. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution des commandes et des garanties éventuellement applicables.

Le responsable du traitement des données est le Prestataire. L'accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l'entreprise par contrat pour l'exécution de tâches sous-traitées, sans que l'autorisation du Client soit nécessaire.

Dans le cadre de l'exécution de leurs prestations, les tiers n'ont qu'un accès limité aux données et ont l'obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles. En dehors des cas énoncés ci-dessus, le Fournisseur s'interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans consentement préalable du Client, à moins d'y être contrainte en raison d'un motif légitime.

Si les données sont amenées à être transférées en dehors de l'UE, le Client en sera informé et les garanties prises afin de sécuriser les données (par exemple, adhésion du prestataire externe au « Privacy Shield », adoption de clauses types de protection validées par la CNIL, adoption d'un code de conduite, obtention d'une certification CNIL, etc.) lui seront précisées.

Conformément à la réglementation applicable, le Client dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s'opposer au traitement pour motif légitime, droits qu'il peut exercer en s'adressant au responsable de traitement à l'adresse postale: VIP UNLIMITED 4 bd du général Leclerc 92200 Neuilly sur Seine ou email suivante : amorel@vip-bv.com En cas de réclamation, le Client peut l’adresser auprès du délégué à la protection des données personnelles du Fournisseur de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 9 - Imprévision

Les présentes Conditions Générales de Vente excluent expressément le régime légal de l'imprévision prévu à l'article 1195 du Code civil pour toutes les opérations de fourniture de Prestations du Prestataire au Client. Le Prestataire et le Client renoncent donc chacun à se prévaloir des dispositions de l'article 1195 du Code civil et du régime de l'imprévision qui y est prévu, s'engageant à assumer ses obligations même si l'équilibre contractuel se trouve bouleversé par des circonstances qui étaient imprévisibles lors de la conclusion de la vente, quand bien même leur exécution s'avèrerait excessivement onéreuse et à en supporter toutes les conséquences économiques et financières.

Article 10 – Exécution forcée en nature

Par dérogation aux dispositions de l'article 1221 du Code civil, les Parties conviennent qu'en cas de manquement de l'une ou l'autre des Parties à ses obligations, la Partie victime de la défaillance ne pourra en demander l'exécution forcée en nature.

Article 11 – Exception d’inexécution

Il est rappelé qu'en application de l'article 1219 du Code civil, chaque Partie pourra refuser d'exécuter son obligation, alors même que celle-ci est exigible, si l'autre Partie n'exécute pas la sienne et si cette inexécution est suffisamment grave, c'est-à-dire, susceptible de remettre en cause la poursuite du contrat ou de bouleverser fondamentalement son équilibre économique. La suspension d'exécution prendra effet immédiatement, à réception par la Partie défaillante de la notification de manquement qui lui aura été adressée à cet effet par la Partie victime de la défaillance indiquant l'intention de faire application de l'exception d'inexécution tant que la Partie défaillante n'aura pas remédié au manquement constaté, signifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou sur tout autre support durable écrit permettant de ménager une preuve de l'envoi. Cette exception d'inexécution pourra également être utilisée à titre préventif, conformément aux dispositions de l'article 1220 du Code civil, s'il est manifeste que l'une des Parties n'exécutera pas à l'échéance les obligations qui lui incombent et que les conséquences de cette inexécution sont suffisamment graves pour la Partie victime de la défaillance.

Cette faculté est utilisée aux risques et périls de la Partie qui en prend l'initiative. La suspension d'exécution prendra effet immédiatement, à réception par la Partie présumée défaillante de la notification de l'intention de faire application de l'exception d'inexécution préventive jusqu'à ce que la Partie présumée défaillante exécute l'obligation pour laquelle un manquement à venir est manifeste, signifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou sur tout autre support durable écrit permettant de ménager une preuve de l'envoi. Cependant, si l'empêchement était définitif ou perdurait au-delà de [30] jours à compter de la constatation de l’empêchement par lettre recommandée, les présentes seraient purement et simplement résolues selon les modalités définies à l'article 13 ci-après.

Article 12 – Force Majeure

Les Parties ne pourront être tenues pour responsables si l’exécution de leurs obligations est empêchée ou retardée par un cas de force majeure, défini conformément à l’article 1218 du Code civil et à la jurisprudence de la Cour de cassation.

Sont notamment considérées comme des cas de force majeure :

- Catastrophes naturelles (inondations, tremblements de terre, incendies)

- Conflits armés, attentats, insurrections

- Grèves générales affectant l’organisation de l’évènement

- Epidémies, pandémies ou restrictions gouvernementales empêchant la tenue de l’évènement

- Toute autre circonstance imprévisible rendant impossible l’exécution du contrat

Conséquences en cas de force majeure :

1. Si un cas de force majeure empêche la réalisation de l’évènement, celui-ci sera reporté dans un délai maximum de 12 mois sans frais supplémentaires pour le Client.

2. Si le report est impossible après ce délai, la commande pourra être résiliée sans indemnité pour l’une ou l’autre partie.

3. Les sommes déjà engagés pour la préparation de l’évènement (frais de repérage, conception du projet, honoraires du Prestataire, acomptes versés aux sous-traitants) resteront dues.

4. Le Prestataire s’engage à négocier avec ses partenaires (hôtels, transporteurs) pour obtenir un remboursement partiel des frais avancés et les restituer au Client dans la mesure du possible.

Article 13 - Résiliation de la Prestation

En cas d’inexécution par le Client de ses obligations, le Prestataire mettra ce dernier en demeure d’avoir à y remédier par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Si, dans les quinze (15) jours de la réception (entendue ici comme la première présentation du courrier recommandé avec demande d’avis de réception) de cette mise en demeure, celle-ci demeure infructueuse, la Prestation commandée sera résiliée aux torts du Client. Le Prestataire conservera toutes sommes versées par le Client, sans préjudice de toutes sommes encore dues par ce dernier et tous dommages et intérêts qui pourraient lui être réclamés.

Article 14 – Médiation et règlement des litiges

En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire.

Si aucun accord n’est trouvé, le Client a la possibilité de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation dont les coordonnées seront communiquées sur demande.

A défaut de solution amiable, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège sociale du prestataire.

Article 15 - Langue du contrat - Droit applicable

De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales de Vente et les opérations d'achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit français. Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

Article 16 - Acceptation du Client

Les présentes Conditions Générales de Vente sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d'achat, qui seront inopposables au Prestataire, même s'il en a eu connaissance.